方針
2026年05月07日要約の訓練
業務内容などを順を追って1から説明する人がいます。聞き手からすると、非常につらいときがあります。特に、書き物もなく説明されると、多くの場合において、聞き手側は説明についていけません。
話し手側は、一通りの説明が終了したことをもって、「説明した」「伝えた」となるでしょう。でも、聞き手側からすれば、「説明された」という事実はあっても、「（きちんと）理解した」「伝わった」にはなりません。
後で考えると、ここがコミュニケーションエラーの発端だったなんてこともよくあります。
最初から詳細な説明に入るのではなく、全体の要約があって、大筋を理解してもらってから詳細な説明に入ると、聞き手側も理解しやすくなります。
以前のブログでも書きましたが、そのやり方のお手本になるのが、新聞です。見出しがあって、リード文があって、本文がある。見出しとリード文で内容が要約されています。大体の流れを理解してから詳細な本文を読みますから、すらすらと読むことができます。忙しいときなど、時には本文を読めないこともありますが、詳細な本文を読まなくてもいいような作りになっており、見出しとリード文だけで読者は理解することができます。
説明も、全体がわかる「要約」から入るといいときが多いです。そのうえで詳細です。
でも、この「要約」結構手ごわいです。慣れていない人はどのように要約すればよいかがわかりません。「要約」にも練習が必要です。
「一言、二言でいうと、どういうこと？」 私は、よくこの質問をします。実はこれ、私自身が理解しやすいように説明を求めているのですが、同時に、要約の訓練を促しています。一言、二言で説明するためには、何を言いたいのか、何を伝えたいのか、骨子がわかっていなければ、説明できません。その訓練です。
何を言いたいのか、何を伝えたいのか、骨子が伝われば、要約できたとなります。要約できれば、例えば、今まで10分かかっていた説明も、3分でできるようになることも珍しいことではなくなります。
（関連ブログ）
「PPT（パワーポイント）」、2024年11月12日
https://www.j-tech66.co.jp/blog/?sc=241112_141636261&actm=202411
「ビジネスに適する（読みやすい）文書」、2025年1月21日
https://www.j-tech66.co.jp/blog/?sc=250121_132343669&actm=202501
