方針
2026年05月21日議事録と読み手ファースト
会議や打合せの後、議事録を作成する経験をした方は多いと思います。議事録は何のために作成するのでしょうか。
まず、会議や打合せで決定された事項、議論やコメントの内容を関係者全員に共有する目的があります。関係者とは、会議や打合せに出席しているメンバーとは限りません。会議・打合せに参加していない関係者が、議事録を読んで、次のアクションに入ることもしばしばあります。
また、決定した事項、約束事項のエビデンスとする場合もあります。例えば、契約の詳細を打合せで確認した場合、決定事項を議事録として残すことがあります。
会議や打合せの内容を、後で確認できるようにする目的もあります。どの会議・打合せで、どんな内容が議論されたのか、決定されたのか、後で確認が必要になった場合、議事録を確認することになります。例えば、次の会議のアジェンダを作成するとき、前回の議事録を確認することがよくあります。
目的に合った形で、議事録を作成することが求められますが、議事録を用いる人にとって使いやすい議事録＝読み手が理解しやすい議事録を作成する必要があります。
往々にして、議事録作成は、比較的若い方が担当することが多く、作成することに集中する結果、読み手が理解しやすいということを置き去りにするケースが少なくありません。
例えば、会議の様子を、文字起こしのように順を追って書くケース。何が決まったか、どんな議論・コメントがなされたかは書かれますが、すべてを読まないと読み手は理解できません。新聞でいえば、見出しとリード文がなくいきなり詳細な本文があるようなケースです。
ちょっとした部内の打合せなど、それが許されるケースは現実にはあります。例えば、議事の進行とともにその場でPCに打ち込んで議事録というより備忘録とする場合です。議事の内容よりも、打合せを行ったというエビデンスとしての価値があるケースです。
でも、オフィシャルな会議ほど、読み手ファーストが重要です。
最初のページは概要を書き、決定事項、主なコメントを押さえておいて、次ページから詳細のやり取りを書く。このようにすると、読み手の理解も早まります。会議・打合せによっては、概要だけでOKの場合もあります。書いた本人の要約の訓練にもなります。
読み手には書いた本人も含まれます。時間が経った後に書いた本人が内容を確認するケースもあり得るからです。
なお、文字起こし（全文起こし）は、本当に必要かどうかを見極める必要があります。必要な場合は特殊なケースと認識していいと思います。必要がなければ、文字起こしはかなりの時間の浪費です。一方で、文字起こしを担当した本人は相当の仕事をしたと感じます。必要性を見極めなければ、本人の満足感とは裏腹に、実は無駄な作業であったとなります。
最近あった別のケースですが、以下のような記載がありました。
「議題1に対して、〇〇が決定された」
議題１が何かが議事録内に書かれません。資料を見て確認してくれという構図です。これは書き手ファーストの議事録です。議題１が何なのか、議事録だけを読めば、理解できるように書くことが望ましいです。
議事録は、単に残しておけばいいという例外はありますが、「議事録は後で使うために作成する」「読み手ファースト」この精神で作成することを心がけましょう。
（関連ブログ）
「全文おこしの罠」2025年4月22日
https://www.j-tech66.co.jp/blog/?sc=250422_095335806&actm=202504
