方針
2024年11月12日PPT（パワーポイント）
PPT（パワーポイント）、情報の共有や説明するときに、非常に便利なツールです。項目をページごとに区切ることができ、また、文字だけでなく図表を有効に使うことによって、視覚に訴えることもできます。動画を使用することで、さらに視覚効果があがります。
そんな便利なツールですが、PPTで説明を聞いたときに、PPTの長所を生かしてすんなり説明が入ってくる場合と、そうでない場合があります。説明者のまとめ方によるところが大きいです。
私は、PPTをまとめるにあたっては、そのページごとに何を言いたいのか、何を伝えたいのかをはっきりさせることが重要と思っています。先輩たちにもそのように教わりました。確かに、ページごとに言いたいことがはっきりしているPPTは聞いていてすっと入ってきます。
PPTは、ページごとに表題がつきます。この表題で何を言いたいかを伝えるか／伝えないかは重要です。よく、目次に沿って機械的に表題がつけられたPPTを見ることがありますが、もったいないと思います。表題を言うまく使えば、それだけで何を伝えたいのかはっきりできる場合があります。表題を1行に限定する必要もありません、1行目に目次に沿って機械的に書き2行目に伝えたい内容を表題として書くということがあってもいいと思います。もちろん、字数が多いと煩雑さが増すのでできれば1行の方がいいですが。
次に、そのページで何を言いたいのか、概要的な表現があるといいです。これはヘッドラインとかリード文とか言われます。ヘッドラインで概要が伝えられれば、そのページの役割はほぼ果たせたと思っていいくらいです。
そのうえで、本文です。伝えたい内容はヘッドラインで伝わっていますから、その内容の補足であったり、エビデンスとしての図表を示したりです。できれば文字を少なくして図表があった方が、読み手には優しいです。
ここまで読んで、気づいた人がいると思いますが、実はこの構図、日ごろから接している構図です。それは・・・そう、新聞です。記事の題名があって、リード文があって、本文がある。新聞は読み手に読んでもらう、理解してもらってなんぼの世界ですが、非常にわかりやすく書かれています。
日本語で物事を説明する際、状況を説明して、こうなったからこうだと結論を最後に説明するケースが非常に多くなります。日本語の特徴といっていいでしょう。説明文で書く時もたいがいはその構成になります。それを念頭にPPTに表現すると、本文で書く詳細文や図表を一番に載せて、最後に（伝えたい）結論を書くことになります。読み手はすべて読まないと理解できません。1枚1枚の説明の時間も限られますので、資料のすべてを目で追う時間が取れないケースもあります。
繰り返しになりますが、PPTの場合は、1枚1枚に意味を持たせ、題名とヘッドラインでまずはそのページの内容（概要）を表現したうえで、補足的に話を聞いてもらう方が理解してもらいやすいです。もちろん、最後に結論のケースもテクニックとして完全に否定されるものではありませんが、原則は新聞形式です。
