部下が資料を作る意義

上司が社内や社外で何かしらの発表（プレゼンテーション）をするとき、その資料の作成を部下に任せることは、よくあることです。でも、若い方が社内外で発表をするとき、資料の作成は自分でやることの方が多いと思います。
　自身の発表資料なのに、上司は人にやらせて、若い部下は自分でやる、不公平に思ったことはないでしょうか？　私も、若い時分、発表する自分が作ればいいのにと思ったことはよくありました。周囲の同世代の人からも同じ意見をよく聞きました。

　では、なぜ上司の発表資料を部下が作成するのでしょうか？　その理由は、大きく分けて2つあると思っています。

　１つは、人材育成です。資料作成の場数を増やし、作成能力そのものをあげるという側面のほか、上司の立場で資料を作成することで、どのような視点で資料を作成するか、どのような材料を集めなければならないか、そのために何を調べなければならないか等を学ぶ機会になるということです。担当者目線と上司の目線では、おのずと視点や視野の広さが異なってきます。資料作成を通して、これを学ぶわけです。
　私も経験がありますが、上司の立場にある方が、「自分がやった方が早いから」「教えるのは手間だから」という理由で、自身だけで資料を作成し部下に降ろさないケースが現実には出てきます。でも、これが続くと、その部下が上司の立場になる時に、必要なスキルが身についていないということにつながり得ます。そうなってしまうと、本人にとっても、組織にとっても不幸です。

　２つ目は、求められる役割の違いです。上司、部下には求められる役割があります。例えば、その上司が、当該組織のとりまとめ的な役割を追っているとき、自身の資料作成に没頭されたのでは、とりまとめ的な役割は果たせません。とりまとめをおろそかにされたら、当該組織に所属する複数の人が困ることになります。
　また、部下の方が資料作成そのものに割く時間があります。高得点は無理な場合でも、ある程度の点数の資料であれば作成を期待できます。まずは部下に作成を任せ、自身は本来の役割であるとりまとめに当たる、組織運営としては合理的なやり方です。
　ちなみに、上司でも部下でもできる仕事は、部下がやった方が単価は安いですから、その意味でも組織としては合理的ということになります。部下が資料を作成している間、単価の高い上司は単価の高いなりの業務を行うことになるわけです。

　もちろん、部下に任せても、発表者は上司ですから、発表に適した内容になっているかは必ずチェックしなければなりません。最終的な責任は上司にあります。

　上司の方は、出てきた資料のできが悪いからと言って部下を責めてはいけません。ハラスメントにつながります。どうしても、資料を作成するという目先の目的が気になってしまいますが、そればかり気にすると、冷静さを失ってついつい責めることになってしまいます。人材育成という視点も忘れずに、暖かい目で丁寧に指導することが求められます。